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トップ  >  01.経理効率化の問題点



パッケージソフトとExcelで動いている現状の経理には次のような問題点があります

     経理や総務など事務部門はパソコンを導入し パッケージソフトとExcelを使っていますが・・・

     実はデータやソフトが共有共用されていなかったり

     パッケージのアウトプットをExcelで何時間も掛けて作り直しているところがほとんどです

     経理や総務は他部署からのチェックが入らないため業務改善されないまま

     独自の不便な変化をおこなっています

     このような状態は社内のガラパゴスと言っても過言ではないでしょう。


     [パッケージソフトの問題点]   ▲詳細説明 はここをクリックしてください

       入力したデータがエラーでも登録されていってしまうソフトが多いです

       アウトプットを見て初めてエラーデータばかりで使えないという状況です

       部署コードなどコード体系が崩れると月報がまったく使えなくなります



     [Excelの問題点]   ▲詳細説明 はここをクリックしてください

       Excelで作る分析表は会社の規模が大きくなると表がA3に拡大し文字が小さくなり

       分析どころではなくなります

       台帳管理は排他が掛かり共有がしにくい100人規模になると相手を探す作業に時間が掛かります




具体的な経理事務の問題点

     データが特定の人の頭(又はExcel)の中に納まっているケース

          「あの人が居ないと困るんだ」例外事項など 古株の管理者の頭の中にあることが多い
          「出納の事は彼女に聞かないと分らない」等情報の共有ができていないことが事務部門は多い
          Accessにデータを移すと自分の存在価値が無くなるという心配
          自分だけがわかるデータにしておきたいという困った社員がいる



     給与ソフトのデータをわざわざExcelに転記して月次報告書を作っているケース

          縦軸に部署と社員名、横軸に給与明細を置いて一覧表形式で作成
          このやり方では会社の成長と共にExcelがA4からA3に拡大し文字が小さくなって
          転記ミスやチェックミスを引き起こすことになります
          ただ転記してファイリングし 見られることのない資料を作っているだけと言えます



     Excelで社員台帳や有給台帳などを作っているケース

          Excel台帳は 項目追加の場合は全てのsheetを1件分ずつ変更する必要がある
          会社の規模が拡大し社員数が増えると あ行 か行のBookが あbook いbookになってくる
          また結婚して姓が変わった場合の対応の問題も発生する
          Excelで扱う場合は100人以内の台帳にしておくべきでしょう



     Excelで辞令・宛名ラベルを作っているケース

          印刷のフォームが変わった場合は全てのデータを直さなければならない
          データの登録変更は常にフォームレイアウトを意識して作業しなければならない



     給与パッケージソフトに社員名一文字検索(あいまい検索)が無いケース

          先頭一文字を正確に知らないと検索できない
          パッケージソフトを選ぶ時は実務担当者に充分テスト使用してもらう必要があります



     給与、会計パッケージソフトに年度領域があるケース

          複数年度の検索が一度にできない 年度領域の切り替えをしないと複数年間の検索ができない
          自社開発ではありえない考え方です



     パッケージソフトに共通する問題点

          カスタマイズできないため コードが意味を持たなくなったらアウトプットが使えなくなる
          検索機能が悪いので紙台帳を印刷しファイリングしないといけない(紙台帳が無くならない)
          プルーフリスト(入力チェック用リスト)が自社の伝票レイアウトと異なるためチェックに時間が掛かる
          チェックミスが多くなる




経理・事務部門のみなさんは これらの問題点を黙々と受け入れ 非効率な作業を黙々とやっています。















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