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トップ  >  02.ACCESSの使い方


経理・事務部門のみなさんにふさわしい 「Accessの使いかた」 とは


     Accessはデータベースと開発言語を備えたスーパーマンのようなソフトです

     構築できるシステムの規模はパソコン数台規模ですが

     開発できるアプリは大型コンピュータ並みに何でも作れます

     売掛金管理や買掛金管理など自社の業務に合ったシステムを作ることができます

     しかし経理はシステム開発部門ではありませんので

     経理らしいAccessの使い方をするべきでしょう。


     1.検索と資料作りのためにAccessを道具として使う

     2.プログラミングをしない 動きの理解しにくい関数を使わない

     3.使用するのは Accessのデータベース・テーブル・クエリ・インポート・エクスポート の5つにする

     4.必要に応じて マクロとメニュー(フォーム)とリスト(リポート)も使う

        但し フォームとリポートはクエリを元にAccessが勝手に作ってくれる程度のものにとどめる

           マクロはクエリを連続実行させるために使うものとする。

     5.以上の使い方を経理全員ができるようにする。共有・共用ができるようにする。

     ここまでの事ができれば経理の速さと精度とサービスを大幅に向上させることが可能です。



     Accessをつかうと 必要なデータを絞り込んで集計するまでがとても速くできます

     Excelのようにデータを探すのではなく

     定数や条件を与えて合致するデータを画面に瞬時に表示できます

     クエリを使う時はプログラミングしたり関数を使うのではなく

     経理マンが理解できる定数や条件を与え

     条件に合致した結果を画面に出すという方式になります

     次に画面の内容をExcelへエクスポートしたり

     クエリからフォームを作ったりレポートを作ることができます。




Accessを使うときの第一歩は空の「データベース」を作ることから始めます

     「データベース」は会計用、売掛金管理用、買掛金管理用など用途別に作ります

     次に「データベース」の中にデータを「インポート」して「テーブル」を作り「クエリ」で抽出や集計をおこないます

     体裁を整えて資料を作る場合は「クエリ」で表示された画面のデータをExcelへ「エクスポート」します。


     以上がAccessの5つの機能の基本的な使い方のイメージになります。



Accessを使うとき何をどう使うのかを簡単に概略を説明いたします

     1.検索ツールを作る時

       会計データの検索ツールの場合

         会計パッケージからエクスポートした仕訳データを「会計データベース」に「インポート」します

         インポートにより「仕訳テーブル」ができます

         「仕訳テーブル」を検索する「クエリ」を作ります

         クエリは摘要検索や科目名検索・金額検索などを作っておくと便利です。

         さらにクエリの結果をExcelに「エクスポート」すると体裁を整えた資料を作ることができます。


     2.メニューを作る時

         「フォーム」を使って作ります

         マウスを使った作業なので市販の解析本を見ながら作ることができます。


     3.社員用宛名ラベルを作る時

         給与パッケージデータから作った「給与データベース」の「社員マスターテーブル」から

         印刷する項目を選択して「宛名ラベル用クエリ」を作ります

         「宛名ラベル用クエリ」をクリックして[作成]⇒[宛名ラベル]で

         あとはAccessの指示に従って半自動で宛名ラベルができてしまいます。



     以上の内容の具体的な作り方は講習会 又は テキストによる習得が必要です

     使い方の難易度は ”Excelが手押し車” だとすると ”Accessが自動車” と同じとお考えください

     自動車がだれでも使えるようになるのと同じで「経理らしいAccessの使い方」もだれでも普通にできるようになります。







■ テキスト「商業ACCESS」の試作版PDFを無償配布しております

テキストには「3つのツール」を含め経理に役立つ使い方が掲載されています

ご希望の方は 04.商業ACCESS のページをお読みください

申し込み方法も載っています。


















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